Documentação Resumida

Configurando Domínios Permitidos
O Alitask permite restringir o acesso à plataforma para que apenas usuários da sua organização possam realizar login. Esse recurso é especialmente útil para empresas, órgãos públicos e instituições que desejam impedir o acesso de pessoas externas ao ambiente de trabalho.

Como acessar
1 - Faça login com um usuário que possua o papel Admin.
2 - No menu lateral, clique em Configurações.
3 - Acesse a seção Domínio Permitido.

O que é a restrição por domínio?
Quando essa opção está habilitada, o Alitask verifica o domínio do e-mail utilizado no login. Somente usuários que possuam um endereço de e-mail pertencente ao domínio configurado poderão acessar a plataforma.

Exemplo

Se você configurar o domínio:

empresa.com.br

Poderão acessar:

✅ joao@empresa.com.br

✅ maria@empresa.com.br

✅ suporte@empresa.com.br

Não poderão acessar:

❌ joao@gmail.com

❌ maria@yahoo.com

❌ visitante@outraempresa.com.br

Como configurar

Na seção Domínio Permitido:

Ative a opção Restringir login por domínio.

No campo Domínio permitido, informe apenas o domínio.

Exemplo:

jpmorgan.com.br

⚠️ Informe apenas o domínio, sem utilizar o símbolo @.

Correto:

jpmorgan.com.br

Incorreto:

@jpmorgan.com.br

Funcionamento do controle

Após salvar a configuração:
- Novos acessos serão validados automaticamente.
- Apenas usuários com e-mail pertencente ao domínio informado poderão entrar na plataforma.
- Usuários fora do domínio receberão uma mensagem informando que não possuem autorização para acessar o ambiente.

Quando utilizar?
Recomendamos habilitar essa funcionalidade quando:
- Sua empresa utiliza e-mails corporativos;
- Você deseja impedir o acesso de contas pessoais;
- Sua organização possui requisitos de segurança mais rígidos;
- O ambiente é destinado exclusivamente a colaboradores internos.

⚠️ Atenção

Antes de ativar a restrição por domínio, verifique se os administradores e usuários autorizados já possuem contas vinculadas ao domínio corporativo informado.

Caso contrário, eles poderão perder o acesso à plataforma até que utilizem um e-mail pertencente ao domínio permitido.

🔒 Essa funcionalidade adiciona uma camada extra de segurança e ajuda a garantir que apenas membros da sua organização tenham acesso ao ambiente do Alitask.

Formulário Público de Solicitações
O Formulário Público permite que pessoas externas à equipe registrem solicitações diretamente no Alitask, sem precisar possuir uma conta ou acesso à plataforma.

Esse recurso é ideal para centralizar demandas recebidas por uma área ou departamento, transformando solicitações externas em itens organizados e rastreáveis dentro do fluxo de trabalho da organização.

Exemplos de uso

O Formulário Público pode ser utilizado por diversos setores:
- Assessoria de Comunicação: solicitação de pautas, cobertura de eventos e produção de conteúdo.
- TI: abertura de chamados e solicitações de suporte.
- Recursos Humanos: solicitações internas e envio de documentos.
- Jurídico: envio de demandas para análise.
- Marketing: pedidos de campanhas e materiais promocionais.
- Ouvidoria: recebimento de manifestações e solicitações do público.

Como funciona
1 - Um administrador configura o formulário.
2 - O sistema gera um link público.
3 - O link pode ser divulgado em sites, intranets, e-mails ou aplicativos de mensagens.
4 - O solicitante preenche o formulário.
5 - A solicitação é registrada automaticamente na Central de Pautas.
6 - A equipe responsável realiza a análise da demanda.
7 - Quando necessário, a solicitação pode ser convertida em uma tarefa com apenas um clique.
8 - A nova tarefa é enviada para o backlog do projeto, pronta para ser distribuída entre os membros da equipe.

Dessa forma, o Alitask separa o recebimento das solicitações do gerenciamento operacional dos projetos.

Acessando a configuração
1 - Faça login com um usuário Administrador.
2 - No menu lateral, clique em Configurações.
3- Acesse Formulário Público de Pautas.

Ativar formulário público

Ao habilitar esta opção, o sistema passa a aceitar novos envios pelo link público gerado.

Quando desativada:

- O link continua existindo.
- Nenhuma nova solicitação poderá ser enviada.

Link Público

Após a ativação, o sistema disponibiliza um endereço semelhante a: https://sua-instalacao.com/solicitacoes-publicas

Esse link pode ser compartilhado com qualquer pessoa autorizada a enviar solicitações para sua equipe.

Restringir por domínio de e-mail

Para aumentar a segurança, é possível restringir o envio e a consulta das solicitações para usuários de um domínio específico.

Exemplo

Domínio permitido:

empresa.com.br

Poderão utilizar o formulário:

✅ joao@empresa.com.br

✅ maria@empresa.com.br

Não poderão utilizar:

❌ joao@gmail.com

❌ visitante@outraempresa.com

Essa configuração é especialmente útil para ambientes corporativos e órgãos públicos.

Enviar e-mail com protocolo

Quando esta opção está habilitada, o Alitask envia automaticamente um e-mail de confirmação ao solicitante.

O e-mail contém:

Número do protocolo;
Dados da solicitação;
Informações para acompanhamento.

Requisito

Para o envio funcionar, é necessário que a extensão(Extensão Trigger Email configurada para envio) de envio de e-mails esteja configurada no Firebase.

Unidades Disponíveis

A pergunta "Unidade Solicitante" utiliza os registros cadastrados na coleção:

UNIDADES 

Cada unidade cadastrada aparecerá automaticamente como opção no formulário.

Exemplos
Assessoria de Comunicação
Secretaria Geral
Recursos Humanos
Tecnologia da Informação
Marketing

Caso nenhuma unidade esteja cadastrada, o sistema exibirá:

Nenhuma unidade cadastrada encontrada na coleção unidades.

Tipos de Solicitação

Nesta seção você define quais opções aparecerão no campo Tipo de Solicitação.

Exemplos
Cobertura de Evento
Solicitação de Pauta
Produção de Vídeo
Criação de Arte
Divulgação Institucional
Suporte Técnico
Solicitação de Documento

Quanto mais organizadas forem essas categorias, mais fácil será a triagem e distribuição das demandas recebidas.

Conversão em Tarefa

Uma das principais vantagens do Formulário Público é a integração direta com a Central de Pautas.

Após analisar uma solicitação, o responsável poderá:

- Aprovar a demanda;
- Complementar informações;
- Converter a solicitação em tarefa.

Ao converter:

- Uma tarefa é criada automaticamente;
- A tarefa é enviada para o backlog do projeto;
- Os responsáveis podem ser definidos posteriormente;
- O histórico da solicitação é preservado.

Isso elimina retrabalho e garante que nenhuma demanda recebida seja perdida.

💡 Recomendação: utilize o Formulário Público como porta de entrada oficial das demandas da sua organização. Dessa forma, todas as solicitações ficam registradas, auditáveis e integradas ao fluxo de gestão de projetos do Alitask.

Google Alerts e Monitoramento de Menções

O módulo Google Alerts integra o sistema de monitoramento do Google ao Alitask, permitindo acompanhar automaticamente notícias, matérias, publicações e conteúdos publicados na internet que mencionem sua organização, marca, projeto ou temas de interesse.

Com essa funcionalidade, sua equipe pode realizar clipagem eletrônica e monitoramento de mídia sem precisar consultar manualmente diversos sites e portais de notícias.

O que é possível monitorar?

Você pode criar alertas para:

- Nome da sua organização;
- Nome de dirigentes e gestores;
- Marcas e produtos;
- Projetos institucionais;
- Temas estratégicos;
- Concorrentes;
- Palavras-chave específicas.

Exemplos
"Nome da Sua Empresa"
"Nome do Presidente da Empresa"
"Alitask"
"Transformação Digital"

Como funciona

O Google Alerts monitora continuamente conteúdos publicados na internet e disponibiliza os resultados por meio de um feed RSS.

O Alitask consulta esses feeds automaticamente e realiza o processamento das matérias encontradas.

Fluxo de funcionamento

- O Google identifica novas publicações.
- O feed RSS é atualizado.
- O Alitask consulta os feeds periodicamente.
- As matérias são coletadas.
- O sistema realiza a filtragem automática.
- Os responsáveis revisam o conteúdo.
- As matérias aprovadas são incorporadas à clipagem institucional.

Painel de Monitoramento

O painel apresenta indicadores importantes:

Google Alerts

Quantidade de feeds RSS configurados.

Exemplo:

3 feeds configurados

Monitoramento

Quantidade total de matérias encontradas pelo sistema.
Exemplo:
125 matérias encontradas

Processamento

Quantidade de itens aguardando revisão.
Exemplo:
12 pendentes de aprovação

Status

O sistema também informa:
- Matérias aprovadas;
- Matérias rejeitadas;
- Última atualização realizada.

Configurando um Feed RSS

O Alitask permite configurar até 5 feeds RSS simultaneamente.

Passo 1 — Acesse o Google Alerts

Abra:

https://www.google.com/alerts

Faça login com sua conta Google.

Passo 2 — Criar um alerta

Digite as palavras-chave que deseja monitorar.

Exemplo:

"Nome da Sua Empresa"
"Nome do Presidente da Empresa"
"Alitask"
"Transformação Digital"

Passo 3 — Configurar as opções

Defina:

- Frequência;
- Idioma;
- Região;
- Fontes;
- Quantidade de resultados.

Configure de acordo com as necessidades da sua organização.

Passo 4 — Ativar RSS

Após criar o alerta:

Localize o alerta criado.
Clique no ícone RSS.
Copie a URL gerada pelo Google.

A URL normalmente possui um formato semelhante a:

https://www.google.com/alerts/feeds/xxxxxxxxxxxxxxxx

Passo 5 — Adicionar ao Alitask

No módulo Google Alerts:

Clique em Adicionar Alert.
Cole a URL RSS.
Informe uma descrição opcional.
Salve.

Pronto! O monitoramento passará a funcionar automaticamente.

Configurações Gerais

Máximo de Feeds RSS

Define quantos feeds poderão ser utilizados.

Valor padrão: 5

Recomendado para organizações que monitoram diferentes temas simultaneamente.

Palavras-chave de Filtro

Permite aumentar a relevância das matérias encontradas.


Verificação Automática

Quando ativada:

✅ O sistema verifica os feeds periodicamente.

✅ Novas matérias são coletadas automaticamente.

✅ Não é necessário realizar consultas manuais.

Aprovação Automática

Quando ativada:

✅ Matérias com alta relevância podem ser aprovadas automaticamente.

Essa configuração reduz o trabalho operacional da equipe de monitoramento.


Após configurado, o sistema executa automaticamente as seguintes etapas:

1. Monitoramento Contínuo

Verificação periódica dos feeds RSS.

2. Coleta de Conteúdo

Captura das novas publicações encontradas.

3. Filtragem Inteligente

Aplicação das regras de relevância e exclusão.

4. Revisão

Aprovação ou rejeição pelos responsáveis.

5. Integração

As matérias aprovadas são incorporadas ao sistema de clipagem.

6. Distribuição

As informações ficam disponíveis para consulta e acompanhamento institucional.

Benefícios
- Monitoramento automático da imagem institucional;
- Acompanhamento de notícias em tempo real;
- Redução do trabalho manual de clipagem;
- Centralização das menções encontradas;
- Histórico completo de publicações;
- Auditoria e rastreabilidade das análises realizadas;
- Apoio à comunicação institucional e gestão de reputação.

💡 Recomendação: configure alertas para o nome da sua organização, principais projetos e temas estratégicos. Dessa forma, sua equipe será informada rapidamente sempre que novos conteúdos forem publicados na internet.

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RSS
O módulo RSS permite que o Alitask acompanhe automaticamente as notícias publicadas no portal oficial da sua organização.

Diferentemente do Google Alerts, que monitora conteúdos publicados em toda a internet, o RSS Institucional é utilizado para importar notícias diretamente do site oficial, criando uma central de monitoramento, clipagem e reaproveitamento de conteúdo dentro do Alitask.

Principais benefícios
- Centralização das notícias institucionais;
- Acompanhamento automático das publicações do portal;
- Criação de histórico de notícias;
- Geração de clipagens;
- Apoio às equipes de comunicação;
- Reaproveitamento de conteúdo para redes sociais e relatórios.

Configurando o Feed RSS

Acessando as configurações
- Faça login com um usuário Administrador.
- No menu lateral, clique em Configurações.
- Acesse RSS.

URL do FeedRSS

Informe o endereço RSS do portal da sua instituição.

Exemplo

TRE-BA:

https://www.seuportal/rss (geralmente em LMS, RSS é disponibilizado)

Após informar a URL:

Clique em Testar.
Aguarde a validação.
Se o feed estiver acessível, uma mensagem de sucesso será exibida. Clique em Salvar.

Caso sua organização utilize outro portal, consulte a equipe responsável pelo site para obter a URL do RSS.

Importação Automática

Ao habilitar esta opção, o Alitask passa a verificar periodicamente o portal em busca de novas publicações.

Quando uma nova notícia é encontrada:

- O conteúdo é importado automaticamente;
- O sistema evita duplicidades;
- A notícia fica disponível para consulta e processamento.

Recomendações

✅ Mantenha esta opção ativada.

Isso garante que o sistema permaneça sincronizado com o portal institucional.

Como Funciona o Processo
1. Leitura do RSS

O Alitask consulta a URL configurada.

2. Identificação de Novas Notícias

O sistema verifica quais conteúdos ainda não foram importados.

3. Importação Automática

Os dados são armazenados na base da plataforma.

4. Processamento

As notícias ficam disponíveis para consulta, categorização e utilização pelas equipes.

5. Histórico

Todo o conteúdo importado permanece registrado para auditoria e consultas futuras.

💡 Dica: enquanto o Google Alerts monitora o que a internet fala sobre sua organização, o RSS monitora o que a própria organização publica. A combinação dos dois recursos oferece uma visão completa da comunicação externa e institucional.

O módulo RSS permite que o Alitask acompanhe automaticamente as notícias publicadas no portal oficial da sua organização.

Diferentemente do Google Alerts, que monitora conteúdos publicados em toda a internet, o RSS Institucional é utilizado para importar notícias diretamente do site oficial, criando uma central de monitoramento, clipagem e reaproveitamento de conteúdo dentro do Alitask.

Principais benefícios
- Centralização das notícias institucionais;
- Acompanhamento automático das publicações do portal;
- Criação de histórico de notícias;
- Geração de clipagens;
- Apoio às equipes de comunicação;
- Reaproveitamento de conteúdo para redes sociais e relatórios.

Configurando o Feed RSS

Acessando as configurações
- Faça login com um usuário Administrador.
- No menu lateral, clique em Configurações.
- Acesse RSS.

URL do FeedRSS

Informe o endereço RSS do portal da sua instituição.

Exemplo

https://www.seuportal/rss (geralmente em LMS,  RSS é disponibilizado)

Após informar a URL:

Clique em Testar.
Aguarde a validação.
Se o feed estiver acessível, uma mensagem de sucesso será exibida. Clique em Salvar.

Caso sua organização utilize outro portal, consulte a equipe responsável pelo site para obter a URL do RSS.

Importação Automática

Ao habilitar esta opção, o Alitask passa a verificar periodicamente o portal em busca de novas publicações.

Quando uma nova notícia é encontrada:

- O conteúdo é importado automaticamente;
- O sistema evita duplicidades;
- A notícia fica disponível para consulta e processamento.

Recomendações

✅ Mantenha esta opção ativada.

Isso garante que o sistema permaneça sincronizado com o portal institucional.

Como Funciona o Processo
1. Leitura do RSS

O Alitask consulta a URL configurada.

2. Identificação de Novas Notícias

O sistema verifica quais conteúdos ainda não foram importados.

3. Importação Automática

Os dados são armazenados na base da plataforma.

4. Processamento

As notícias ficam disponíveis para consulta, categorização e utilização pelas equipes.

5. Histórico

Todo o conteúdo importado permanece registrado para auditoria e consultas futuras.

💡 Dica: enquanto o Google Alerts monitora o que a internet fala sobre sua organização, o RSS monitora o que a própria organização publica. A combinação dos dois recursos oferece uma visão completa da comunicação externa e institucional.

A documentação completa e detalhes da instalação é encontrada no link https://app.alitask.pro/login - logue para ter acesso a todos os detalhes.